Организация фестиваля

1. Общее руководство по подготовке и проведению фестиваля возлагается на оргкомитет.
2. Оргкомитет утверждает положение о фестивале, общий план подготовки и проведения фестиваля, смету расходов фестиваля. Оргкомитет формирует административно-постановочную группу, а также назначает исполнительную дирекцию фестиваля, которая ведет всю подготовительную работу.
3. Исполнительная дирекция осуществляет взаимодействие с организациями и должностными лицами, задействованными в работе по подготовке и проведению фестиваля, занимается спонсорингом, решает организационные вопросы (реклама в СМИ, техническое обеспечение мероприятий и т.д.).

Условия участия в общей фестивальной программе (внеконкурс)

1. К участию в фестивале допускаются как профессиональные коллективы, работающие в жанре огненного шоу, так и аматорские.
2. Возраст участников фестиваля не младше 16 лет.
3. К участию допускаются коллективы и "фаервокеры", которые до 26.10.2009 года вышлют заполненную заявку и фотографию (для изготовления бейджа) на электронный или почтовый адрес оргкомитета фестиваля.
4. Для участников внеконкурсной программы предусмотрено участие в показательных выступлениях и "фаер-баттлах".
5. Оргкомитет не берет на себя расходы, связанные с проездом, проживанием и питанием участников внеконкурсной фестивальной программы.
6. Для всех участников внеконкурсной фестивальной программы будет проведена бесплатная серия мастер-классов, семинаров и тренингов.
7. Участникам внеконкурсной фестивальной программы предоставляется топливо для показательных выступлений и фаер-баттлов

Условия участия в конкурсной фестивальной программе.

1. Отбор театров огня для участия в соревновательной фестивальной программе проходит на конкурсной основе.
2. К участию в конкурсной программе фестиваля будут допущены коллективы, которые до 10.10.2009 года предоставят организаторам фестиваля видеопрезентацию выступления (целостное театрализованное представление), снятую одним планом, без монтажа и спецэффектов (хронометраж до 10 мин.). Носители: видеокассета VHS, CD-R , DVD-R. Коллектив должен быть готов предоставить материалы высокого качества по дополнительному запросу организаторов. Фотографии выступлений театра (до 10 штук) с разрешением не менее 300 dpi в цифровом варианте, заполненную заявку, технический райдер и фотографии всех участников фестиваля от данного театра (для изготовления бейджев) 
   ПРИМЕЧАНИЕ: высылая вышеуказанные материалы, коллектив соглашается с использованием данных материалов организаторами в целях рекламы фестиваля.
3. Всем коллективам, которые войдут в десятку лучших театров огня, оргкомитетом будут отправлены приглашения на участие в конкурсной фестивальной программе до 15.10.2009 года.
4. Оргкомитет фестиваля берет на себя расходы, связанные с дорогой (передвижение коллектива по городу Харькову и области в период проведения фестиваля), проживанием и питанием участников на период участия в фестивале.
5. Оргкомитет берёт на себя расходы, из расчёта семь человек от одного театрального коллектива. Возможно участие дополнительных артистов театра (до 14 человек), но оргкомитет не берет на себя оплату их участия (дорога, питание, проживание).
6. Для всех участников конкурсной фестивальной программы будет проведена бесплатная серия мастер-классов, семинаров и тренингов.
7. Коллективы, занявшие призовые места на "EASTFIRE FESTIVAL-2008", к участию в конкурсной программе не допускаются.
8. Коллективы, занявшие призовые места на "EASTFIRE FESTIVAL-2008", могут быть приглашены оргкомитетом фестиваля в качестве специальных гостей с показательной программой.